Tak jak w rzeczywistości dla każdej osoby istnieje jedna karta, bez względu na to, w jakiej firmie dana osoba jest zatrudniona, z jakimi organizacjami jest powiązana w danej chwili. Ludzie mogą być zatrudnieni równolegle w kilku firmach, mogą również zmieniać swoje stanowisko w obrębie jednej firmy. Wszystkie te scenariusze mogą być z łatwością odzwierciedlone na karcie osoby w bazie DYSANT Kontakty.

Tak jak w przypadku firm i instytucji mamy dostęp do wszystkich informacji o danej osobie, pochodzących z innych modułów - historia e-maili z daną osobą (bez względu jak dynamiczna była historia pracy danej osoby na rynku), reklamacje, korespondencja papierowa, rozmowy telefoniczne, powiązane projekty, umowy, pełnomocnictwa, itp.

Wielopoziomowa kontrola dostępu pozwala na precyzyjną kontrolę uprawnień na poziomie użytkowników, ról w organizacji, struktury organizacyjnej. Możemy mieć pewność, że pracownicy uzyskują dostęp tylko do tych danych, do których są uprawnieni, a wszelkie zmiany na danych są monitorowane i logowane. System przewiduje również mechanizmy hurtowego zarządzania uprawnieniami oraz słowami kluczowymi służącymi do kategoryzacji kontaktów. Ponadto, aplikacja udostępnia uprawniony użytkownikom możliwość eksportu/importu danych do popularnych formatów wymiany danych (csv, vcard).

Wiele organizacji boryka się z problemem dublowania i synchronizacji danych. Dane kontrahentów rozdzielenie są gromadzone w systemach ERP, CRM, rejestracji korespondencji, obsługi reklamacji, modułach marketingowych, call-center, kończąc na książkach adresowych pracowników.Brak stosownych procesów generuje konieczność czyszczenia danych lub życia z piętnem bałaganu.Uporządkowanie czynności związanych z wprowadzaniem danych kontrahentów w organizacji może zacząć się od zdefiniowania jednego miejsca ich rejestracji, weryfikacji czy dane są obecne w innych systemach, a następnie uruchamiania procedur synchronizacji, np. gdy kontrahent z oferenta staje się dostawcą, jego dane są przenoszone z systemu zakupowego do systemu ERP. Wystarczy przemyśleć proces tworzenia, aktualizacji i synchronizacji danych w organizacji zdefiniować uprawnienia oraz zakres synchronizacji danych.

Zarządzanie danymi podstawowymi zaczyna się, gdy uświadomimy sobie potrzebę korzystania danych organizacji jako takiej, a nie raportowania czy przeszukiwania w obrębie jednego systemu. Zakładanie kontrahentów, aktualizowanie ich danych oraz ich usuwaniem (np. w związku z RODO) może być zadaniem łatwem, o ile posłużymy się doświadczeniem. Platforma DYSANT oferuje nie tylko podstawowe narzędzia do realizacji założeń MDD (tj. workflow tworzenia kontrahentów, dystrybucji ich danych pomiędzy systemami) ale również oferujemy stosowne rozszerzenia umożliwiające zautomatyzowane czyszczenie i dopasowywanie wolumenów danych (np. gdy importujemy wolumeny danych od naszych dostawców sztuczna inteligencja może nas wspomóc w procesie dopasowywania danych nieustrukturyzowanych).W czasach cyfrowej gospodarki problem zarządzania danymi podstawowymi będzie dotykał Cię na każdym kroku (dane kontrahentów, dane produktów, dane lokalizacji, dane środków trwałych), dlatego służymy narzędziami DYSANT dostosowanymi do realnych potrzeb Twojej organizacji.

Automatyzacja procesów często mylona jest z automatyzacją czynności w ramach procesów. To nie sam elektroniczny workflow jest kluczową korzyścią z automatyzacji, ale możliwość wykorzystania reguł, agregatorów i "robotów", które przyspieszają wykonanie czynności w poszczególnych krokach procesów. Roboty te mogą ułatwiać:
• szybsze i bezbłędne tworzenie adresów e-mail nowych kontaktów w obrębie istniejącej firmy klienta,
• definiować domyślny typ wydatku dla faktur od określonych dostawców,
• sprawdzać, czy klient wśród swoich wpisów PKD ma wpisaną działalność, która umożliwia mu współpracę z nami,
• kopiować dane zamówienia z innego systemu, sprawdzać czy kontrahent jest aktywnym płatnikiem VAT
• sprawdzać, czy kontrahenta nie znajduje się na czarnej liście dostawców prowadzoną przez naszą spółkę matkę.

Segmentacja to zestaw mechanizmów ułatwiających grupowanie kontrahentów w kohorty. Korzystamy domyślnie z podstawowych parametrów segmentacji tj.:
• rodzaj prowadzonej działalności,
• kontrahent to osoba fizyczna, o której wszelkie zapisy w powiązanych aplikacjach podlegają RODO, czy też odrębny rodzaj podmiotu
• rodzaj kontrahenta — podstawowy słownik wielokrotnego wyboru
• tagi (słowa kluczowe) - specjalny słownik umożliwiający zarządzanie nadanymi już tagami (np. aktualizacja, zamiana, usuwanie tagów, które nadano już grupom kontrahentów).

Parametry segmentacji i tagowania mogą być rozbudowywane o indywidualne słowniki naszych klientów oraz powiązane z usługami sztucznej inteligencji w celu maszynowego ich nadawania.
Na podstawie kryteriów segmentacji i w powiązaniu z innymi parametrami na obiektach powiązanych (np. data ostatniej aktywności, wartość zamówień z ostatniego miesiąca, istnienie niezatwierdzonych rachunków bankowych, istniejące reklamacje ze statusem "odrzucona") możliwe jest grupowanie kontrahentów w kohorty oraz wykonywanie akcji automatycznych na tak wyodrębnionych grupach np.:
• dodaj aktywność typu rozmowa telefoniczna na najbliższy poniedziałek,
• dodaj zadanie o nazwie "weryfikacja danych" lub "ocena dotychczasowej współpracy| dla komórki "Dział Zakupów",
• dodaj do kolejki rozmów telefonicznych dla użytkownika Adam Kowalski w systemie CRM/CallCenter itp.

Każda branża ma nieco inną specyfikę, która wymaga gromadzenia nieco innych danych. Organizacje różnią się miedzy sobą m.in. rynkami, systemami, które ich wspierają. Te różnice wpływają na to, jakie dane są nam potrzebne, jakimi słownikami opisujemy kontrahentów. Zdarza się również, że z baz danych kontrahentów planują korzystać różne organizacje w grupie (kapitałowej), które potrzebują operować na odmiennych zestawach danych (np. CRM w grupie kapitałowej, gdzie jedna spółka potrzebuje dodatkowych opcji segmentacji kontrahentów). Moduł DYSANT Kontakty pozwala na utworzenie specjalnej sekcji na karcie kontrahenta lub kontaktu, gdzie gromadzone są dane specyficzne dla danej organizacji lub jednej z organizacji działającej w grupie (np. dodatkowy wymiar segmentacji, termin płatności jako klient lub jako dostawca, opiekun klienta itp.).

Branże mają swoją specyfikę nawet w obszarach, takich jak dane kontrahentów. Przykładowo dla logistyki ważny będzie numer EORI kontrahenta, dla terminala kontenerowego dostęp do numerów PKD klienta, dla administracji publicznej ważne będzie, by w sekcji adresu znalazło się pole "poczta" i "numer skrzynki ESP, a dla firm wchodzących w skład międzynarodowych organizacji ważnym będzie możliwość wskazania, że dana firma wchodzi w skład grupy kapitałowej. Każdą z tych opcji możesz znaleźć w DYSANT Kontakty.

Administracja publiczna jak żadna inna branża wymaga osobnego traktowania ze względu na swoją specyfikę. Znajduje to również odzwierciedlenie na karcie kontrahenta, na której gromadzone są dodatkowe dane tj. skrzynki ESP (skrytka ePUAP), dane adresowe zawierające m.in. województwo, powiat, gmina, poczta, skrytka pocztowa, klasyfikacja ze względu na RODO, inne słowniki zwrotów grzecznościowych, inne słowniki płci itp. DYSANT Kontakty występuje w specjalnej, gotowej do użycia wersji przeznaczonej dla administracji publicznej, w szczególności do współpracy z modułem DYSANT EZD.

Zadania i terminy są standardowym mechanizmem platformy DYSANT, które mogą być tworzone w kontekście dowolnych obiektów, w dowolnych modułach. Terminy to nic innego, jak alarmy, „przypominajki” związane z tym, że coś trzeba w kontekście danej organizacji lub kontaktu zrobić. Zadania natomiast są podprocesami (osobny, dowolnie modelowany workflow) związane z obiektem, którego dotyczą. Czyli zadanie może być związane z organizacją, osobą, fakturą, przetargiem, umową, reklamacją itd. Zadanie można zlecić samemu sobie lub innej osobie w organizacji. W większych organizacjach zadania mogą być zlecane innym komórkom, w których są dekretowane na inne osoby w tych komórkach.
Zadania różnego typy mogą być sterowane różnymi wersjami procesów (np. Wymagające potwierdzenia przez przełożonego, wymagające potwierdzenia przez zleceniodawcę zadania itd.). Zadania to potężny i elastyczny mechanizm, który możemy stosować w każdym module na platformie DYSANT. Przykłady zadań i terminów
● dla kontaktów
- zaktualizować status płatnika VAT
- zaktualizować informacje o składzie Zarządu i strukturze kapitałowej
- zaktualizować informacje o wysokości zatrudnienia zaktualizować czy kontrahenta nie znajduje się na czarnej liście dostawców spółki matki
● dla umów
- sprawdzić poziom obrotów za ostatni rok
- zweryfikować poziom realizacji umowy
- zaktualizować zgodność obrotów z poziomem rabatów
Część z alarmów może być zautomatyzowanych (integracja, RPA) i wysyłać jedynie powiadomienia o odchyleniach wskaźników, a część wymaga pracy manualnej, podjęcia działania przez człowieka.

System obiegu dokumentów i informacji ma z jednej strony wspierać sprawną obsługę procesów (workflow), z drugiej jednak strony ma za zadanie usprawniać pracę grupową i komunikację. W trakcie realizacji procesu, na poszczególnych jego krokach użytkownicy potrzebują się komunikować ze sobą — do tego służy właśnie zakładka notatki. Notatki mogą być tworzone wraz z załącznikami oraz powiadomieniami do innych użytkowników o utworzeniu notatki, mogą być również tworzone w relacji notatka — odpowiedź — odpowiedź itd., tworząc swoistą strukturę drzewiastą pytań i odpowiedzi. Jednak tym, co czyni notatki wyjątkowym w tym ujęciu to fakt, że są one tworzone i utrzymywane w kontekście dokumentu, którego dotyczą. Innymi słowy, komunikacja w sprawie kontaktu, faktury, umowy, czy reklamacji nie wymaga osobnego kanału komunikacji (maila, chatu), tylko jest realizowana jako „żywa dokumentacja miękkiej komunikacji”, która dzieje się w związku z danym procesem.

Historia procesu pokazuje nam nie tylko, kto i jaką akcję obiegową wykonał w danym kroku procesu (akceptował, zwracał, odrzucał itp.). Historia zawiera również informacje na temat:
- Zmian, jakie użytkownicy wykonali w poszczególnych polach formularzach, prezentująca treść historyczną i bieżącą (z jakiej wartości, na jaką zmieniono termin płatności na fakturze). Stanowi to nieocenioną wartość z punktu widzenia audytu, ponieważ bez względu na to, jak wiele razy wartość w danym polu była zmieniana, zawsze jesteśmy w stanie zweryfikować kto, kiedy i jakich zmian dokonał.
- Akcji dodatkowych wykonanych na formularzu, np. Użytkownik Adam Kowalski dodał załącznik, dodał notatkę, uruchomił powiadomienie itp.

W historii danego dokumentu znajduje się bardzo dużo informacji. Z jednej strony to dobrze, bo mamy pełny obraz zdarzeń, z drugiej strony utrudnia to jej analizę. Przed podobnym problemem stanęło kiedyś lotnictwo, gdzie pulpity sterowania samolotami pasażerskimi wyglądały jak bożonarodzeniowe drzewko, co znacznie utrudniało wychwytywania krytycznych informacji. Airbus spopularyzował koncepcję „Dark Cockpit” znaną również jako „No white lights”, co w skrócie oznaczało, że jeśli dany parametr przyjmuje standardowe wartości, to nie powinien być widoczny. Na pulpicie powinny pojawiać się (wyróżniać) tylko te zdarzenia, które wymagają uwagi pilota. Platforma DYSANT oferuje unikalny mechanizm definiowania reguł „ciemnego kokpitu”, tak aby w historii wyróżniały się te zdarzenia, które w danym module, przy danej definicji procesu, przy danej specyfice organizacji uznane są warte uwagi, istotne, krytyczne. Poziom monitorowania może być dostosowany do preferencji, w każdym razie mechanizm ten ma realizować zasadę „jeśli wszystko przebiega standardowo, to nie jest dla mnie interesujące, pokaż mi to, co jest nietypowe”. Jeśli wszystko idzie jak po sznurku, wszyscy akceptują, wszystko dzieje się w terminie - „żadna lampka się nie zapala”. Jeśli jednak w procesie przekroczono terminu, pojawiają się negatywne opinie, zwroty do uzupełnienia itp. - to wyróżniamy takie informacje, aby można je było łatwiej wychwycić. Może być to szczególnie przydatne dla audytorów, controllingu.

Platforma DYSANT korzysta z międzynarodowych standardów we wszystkich miejscach, w których to tylko możliwe. Jednym z nich jest standard modelowania procesów BPMN. Dzięki takiemu podejściu nasz silnik workflow może korzystać z procesów zamodelowanych w dowolnych narzędziach zewnętrznych służących do modelowania wymagań na systemy informatyczne, w tym do modelowania procesów, od najprostszych i darmowych (bpmn.io) po zaawansowane (Visual Paradigm). Pozwala nam to również na łatwą wizualizację procesu w kontekście dowolnego dokumentu. Dzięki temu użytkownik w każdej chwili, na dowolnym dokumencie, którego obieg sterowany jest poprzez workflow, może uruchomić podgląd bieżącego stanu obsługi procesu. Podgląd ten wyróżnia ścieżkę, jaką proces przebył do danego dokumentu i w szczególny sposób oznacza krok, stan, w którym dokument znajduje się w danej chwili. Dzięki tej funkcjonalności użytkownik może łatwo się zorientować, gdzie znajduje się w danej chwili oraz „dokąd proces pójdzie”, gdy użytkownik wybierze dostępne akcje obiegowe (zaakceptuj, odrzuć, zwróć). Pozwala to wspomagać użytkowników stojących przed dylematami w stylu „a co się stanie, gdy zaakceptuję ten dokument, to dokąd on pójdzie?”.