Wydajesz środki wtedy, gdy zamawiasz, a nie wtedy, gdy wpływa faktura. Jej wpływ jest już tylko mechanizmem rozliczenia zdarzenia gospodarczego, które nastąpiło w przeszłości
Dostosuj proces akceptacji zamówień do swoich potrzeb
Zamówienia, które spotkaliśmy w trakcie ponad 20-letniej historii wdrożeń, były przeróżne. Możemy jednak dokonać ogólnego podsumowania ich rodzajów.
Zamówienia wynikające z zapotrzebowań. Przykładowo, pracownicy składają zapotrzebowania na materiały biurowe (np. ołówki i długopisy). Po zaakceptowaniu w komórkach organizacyjnych wielu takich zapotrzebowań stosowna komórka przygotowuje jedno zbiorcze zamówienie np. na zakup 5 opakowań po 100 sztuk długopisów.
W tym przypadku zamówienie może dotyczyć nieco innego towaru, niż złożono zamówienie. Np. jedna komórka potrzebuje nowego komputera stacjonarnego, druga drukarki, a trzecia monitora. Zaakceptowane zapotrzebowania będą widoczne jako gotowe do realizacji dla pracowników działu IT, który przygotuje zamówienie na „zestaw komputerowy”, w skład którego wchodzi komputer, monitor i drukarka. W ten sposób wyspecjalizowane komórki mogą optymalizować zakupy.
Oczywiście ścieżka akceptacji takiego zamówienia może mieć dowolny przebieg zależny od polityki zakupowej i architektury procesów w danej firmie. Są firmy, które dokonują akceptacji kwotowej zapotrzebowań, co oznacza, że to już na poziomie zapotrzebowania odpowiednie osoby wrażają zgodę na wydanie określonej sumy pieniędzy. Zamówienia tworzone z zaakceptowanych kwotowo zapotrzebowań nie wymagają dodatkowej akceptacji, o ile ich wartość nie przekracza wartości powiązanych zapotrzebowań.
W innych organizacjach zapotrzebowania są jedynie wyrazem zatwierdzenie słuszności zgłaszanych potrzeb. Dopiero zamówienia opierające się na rodzaju zakupu, jego kwocie, przeznaczeniu, beneficjentach, skutkach budżetowych (CAPEX/OPEX) podlegają odpowiedniej procedurze zakupowej, np. wybór dostacy, negocjacje, uzasadnienie wyboru, być może konieczność podpisania umowy.
Zamówienie wynikające z umów. Dotyczy to np. umów ramowych, umów o asystę techniczną, umów o świadczenie usług doradczych, umów o świadczenie usług transportowych. Umowa reguluje ogólne zasady współpracy, jednak fakturowania realizowane są na podstawie zamówień składanych w kontekście danej umowy.
Zamówienie autonomiczne. Innymi słowy, zamówienia incydentalne, które nie wynikają ani z umów, ani z zapotrzebowań. Mogą dotyczyć sytuacji awaryjnych, zdarzeń, których nie dało się wcześniej zaplanować. Oczywiście można by się pokusić o stwierdzenie, że nie ma znaczenia, czy będzie akceptować zamówienie, czy od razy fakturę, jednak organizacje dążące do optymalizacji polityki zakupowej dążą do modelu, w którym tzw. Maveric Buys (zakupy bez zamówień) są marginalizowane.
W niektórych z naszych wdrożeń dyrektorzy finansowi decydowali się na wariant, w którym każda faktura, której data wystawiania jest wcześniejsza niż data akceptacji zamówienia (lub przynajmniej data wysłania go do akceptacji) powoduje wygenerowanie automatycznego powiadomienia e-mail do controllingu, zakupów i dyrekcji finansowej i zakupie niezgodnym z procedurą zakupową. Oczywiście taka sytuacja oznacza konieczność rzetelnego wytłumaczenia się z takiego zakupu. Z perspektywy czasu, praktyka taka skutkuje wyższą dyscypliną wydatkową, obniżeniem wartości wolumenu zakupów i znacznie szybszym procesowaniem faktur zakupowych, ponieważ proces akceptacji wydatku i predekretacji kosztów przenoszony jest na etap zamówienia. Faktura jest najczęściej jedynie parowana z zamówieniem, a w przypadku zgodności, dalsze akceptacje finansowe oraz te związane z dekretacją nie są potrzebne. W rezultacie znacznie ponad 90% faktur zostaje zaksięgowanych w ciągu 24 godzin od daty ich zarejestrowania w systemie (czyli daty wpływu).
Praktyczne skutki przeniesienia ciężaru i wymogu akceptacji kosztowej i predekretacji na zamówienia
Niezafakturowane zamówienia alarmują, że trzeba dopytać o brakujące faktury
Ponad 90% faktur jest księgowanych w ciągu 24 godzin od ich zarejestrowania (w KSeF)
Akceptuj zamówienia kosztowe, integruj magazynowe (lub transportowe)
Zamówienia mogą powstawać w różnych systemach specjalistycznych, dedykowanych do obsługi wybranych procesów, tj. zamówienia magazynowe, transportowe. Jest jednak również cały obszar zakupów, który nie mieści się w tych kategoriach. Możemy przyjąć, że pozostałe typy zamówień to po prostu zamówienia kosztowe, które możemy akceptować i predekretować w ramach funkcjonalności workflow modułów DYSANT.Następnie moduł DYSANT Faktury umożliwi nam parowanie wpływających faktur z zamówieniami kosztowymi dostępnymi w DYSANT Zamówienia, jak i z pozostałymi typami zamówień zarejestrowanymi w systemach zewnętrznych (udostępnianymi przez Web Service'y, API lub JDBC).
Twórz zbiorcze zamówienia z wielu zapotrzebowań tego samego typu
System powinien wspierać i optymalizować procesy zakupowe. Jeśli zatem z wielu działów spływają zapotrzebowania na laptopy to dział IT odpowiedzialny za tego typu zakupy, powinien móc zebrać wszystkie zapotrzebowania na laptopy i złożyć je zbiorczo, by móc wynegocjować lepszą cenę lub kupić je jako zestawy komputerowe wraz z monitorami (na stan, do magazynu). W ten sposób zapotrzebowania.
Skróć czas obiegu faktur dzięki zamówieniom kosztowym
Tradycyjny obieg faktur niesie ze sobą wiele problemów, które możemy dość łatwo rozwiązać, gdy zdecydujemy się szeroko wykorzystywać proces akceptacji i dekretacji zamówień.
Elektroniczny obieg faktur w powiązaniu z akceptacją zamówień
Trudności w identyfikacji zamawiającego dla danej faktury. Faktury trafiają do dz. księgowości, która następnie poszukuje osób, które mogą zaakceptować daną fakturę.
System może identyfikować zamawiającego na podstawie numer zamówienia (pobierając go z zamówienia), na podstawie elementów maski numeru zamówienia (np. inicjały na końcu numeru zamówienia), na podstawie reguł tworzonych w oparciu o dostawcy, słów kluczowych z treści faktury czy adresu e-mail, na który przysłano fakturę.
Długi czas obiegu faktury związany z koniecznością zebrania wielu akceptacji
Jeśli ciężar akceptacji i predekretacji wydatków zostaje przeniesiony na etap zamówienia, to dla obiegu faktury oznacza to automatyczne (np. na podstawie odczytanego z faktury numeru zamówienia) lub ręczne parowanie faktury z zamówieniem. Oznacza to, że mamy automatycznie wyznaczoną komórkę zamawiającą, osobę zamawiającą, wydatek jest już zaakceptowany, a w większości przypadków mamy również gotową dekretację kosztów, którą można przenieść na fakturę.Wszystkie formalności, których wymaga zakup zostały przeprocesowane na etapie zamówienia, a faktura jest już tylko potwierdzeniem zdarzenia gospodarczego.
Kontrole UKS związane z korektami deklaracji VAT. Korekty są niezbędne ponieważ pracownicy zapominają oddać do księgowości faktury zakupowe
Monitorowanie zamówień niezafakturowanych pozwala identyfikować oczekiwane faktury, które nie zostały jeszcze zarejestrowane w systemie. Pozwala księgowości z wyprzedzeniem odpytywać zamawiających o przyczyny braku dostępności faktur.
Pracownicy dz. księgowości spędzają wiele czasu na udzielanie informacji pracownikom innych komórek na temat statusu faktaur i płatności
Użytkownicy z dostępem do systemu samo mogą sami weryfikować, czy ich zapotrzebowanie zostało zaakceptowane, włączone do zamówienia, jaki jest status akceptacji i realizacji powiązanego zamówienia, czy faktura od dostawcy wpłynęła oraz jaki jest status związanej z nią płatności. Dział księgowości przestanie odbierać dziesiątki telefonów i e-maili z pytaniami o status faktur, płatności.
Pilnuj procedur zakupowych albo dokumentuj odstępstwa od nich
Polityka zakupowa organizacji zakłada, że porównywalne zamówienia powinny być realizowane u dostawców oferujących lepsze warunki zakupu. Oczywiście przy powtarzających się zakupowych zawiera się stosowne umowy handlowe, na podstawie których realizowane są następnie zamówienia na konkretne dostawy. W przypadku gdy nie mamy umowy ramowej, a zakupy mają charakter incydentalny, należy wykazać, że zamawiający zebrał kilka ofert i wybrał najkorzystniejszą z nich. Jeśli natomiast zamawiający decyduje się na wybór oferty, która a oparciu o podstawowe kryteria nie jest najkorzystniejsza to należy wykazać, dlaczego dokonano takiego wyboru. W DYSANT Zamówienia możemy wskazać, że nie przestrzegamy podstawowych reguł zakupowych ponieważ:
- kupujemy ze wskazanego (uzgodnionego) źródła - np. ze spółki z naszej grupy kapitałowej;
- dokonujemy wybory dostawcy na podstawie kryteriów innych niż cena - np. długość gwaranacji;
- dokonujemy zamówienia w oparciu o już istniejącą umowę handlową (wskazując tą umowę, np. linkując ją z modułu DYSANT Umowy).
UWAGA!!! Restrykcyjne reguły zakupowe wymagają również dodatkowych parametrów sprawdzanych podczas weryfikacji zamówień i akceptacji faktur, np.
- Beneficjent zakupu nie może być ostatnim akceptującym (wydatek osobisty) - jeśli zamawiamy nowy fotel dla Dyrektora handlowego to nie może on być ostatnią osobą akceptującą ten zakup, pomimo, że typ i wartość zakupu mieszczą się w jego pełnomocnictwach zakupowych.
- Reguła 2 par oczu - każdy wydatek, nawet najmniejszy wymaga zatwierdzenia przez dwie osoby. Nawet jeśli użytkownik ma uprawnienia by zatwierdzić wydatek sam sobie, w to system w takiej sytuacji będzie oczekiwał dodatkowej akceptacji.
- Reguła starszeństwa (wydatek reprezentacyjny) - jeśli grupa osób jest beneficjentem zakupu to ostatnią osobą akceptującą nie może być osoba, która wśród beneficjentów jest umiejscowiona najwyżej w strukturze. Np. jeśli dyrektor z pracownikiem poszli na służbowy lunch to nie można dopuszczać do sytuacji, w której to podwładny bierze fakturę i przedstawia ją do akceptacji temu samemu dyrektorowi, który uczestniczył w przedmiotowym lunch’u. Taką fakturę powinien przedstawić do rozliczenia dyrektor, a akceptującym powinien być jego przełożony (np. szef pionu).
Dokumentuj zebrane oferty, wydane opinie i wyniki negocjacji
Z reguły polityka zakupowa kieruje się wymogami dotyczącymi minimalnej liczby ofert, jakie należy zebrać aby dokonać wyboru (np. 2 oferty dla zamówień do 5000 PLN, 3 oferty dla zamówień większych lub równych 5000 PLN). Jeśli liczba zebranych ofert jest mniejsza niż zakłada reguła należy wskazać przyczyny takie odstępstwa.DYSANT Zamówienia umożliwia nam również wskazanie szczegółów zebranych ofert, wyniki negocjacji oraz zebranie niezbędnych opinii na temat danego zakupu.
Włącz systemowe eliminowanie zakupów bez zamówień
Zależnie od specyfiki, procedur i kultury wydatkowej Twoje organizacji możemy przyjąć różne scenariusze podejścia do zakupów bez dokumentów źródłowych (zamówień. umów). Jednym ze scenariuszy wykorzystywanych przez naszych klientów jest zautomatyzowane wyłapywanie zakupów niekontrolowanych, niezgodnych z procedurami zakupowymi Twojej organizacji (tzw. Maveric Buy lub Maveric Buying). Maveric Buys (dalej MB) mogą mieć różne rodzaje, np.
- MB1 (Maveric Buy typu 1) - dla faktury zakupowej nie dopasowano żadnego dokumentu źródłowego, nie istnieje ani zamówienie, ani umowa, na podstawie której dokonano zakupu. MB1 są wysoce niepożądane i dla niektórych na tyle niedopuszczalne, że system dla każdego zakupu typu MB1 wysyła automatyczne powiadomienie e-mail do dyrektora finansowego, działu zakupu i działu controllingu.
- MB2 (Maveric Buy typu 2) - dla faktury zakupowej istnieje dopasowany dokument źródłowy, jednak data akceptacji takiego dokumentu jest późniejsza niż data wystawienia faktury. Oznacza to, że towar lub usługę zamówiono pomimo braku akceptacji.
Silnik reguł DYSANT umożliwia łatwe dostosowanie reguł obliczania i eskalacji MB1, MB2, jak i innych niepożądanych zdarzeń w ramach polityki zakupowej.
No i po co Ci kolejna kontrola z Urzędu Skarbowego?!
Jednym z problemów tradycyjnego obiegu faktur zakupowych jest brak kontroli nad tym, czy faktura jest w naszym posiadaniu. Ktoś zabrał fakturę od dostawcy, ale zapomniał ją oddać do księgowości, faktura zalega w skrzynce odbiorczej zamawiającego, który się rozchorował albo poszedł na urlop. Możemy mnożyć sytuacje, w których dostawca przekazał lub wysłał fakturę, ale z dowolnych powodów faktura taka nie uzyskała stosownego obiegu, a tym bardziej jest poza radarem naszego działu księgowości. Nieszczęście polega na tym, że gdy taka faktura wjedzie na właściwe tory, może być już po terminie składania deklaracji podatkowych za okres, którego taka deklaracja dotyczy. To z kolei oznacza, nie tylko dodatkową pracę, związana z korektą deklaracji, ale również niepotrzebne podejrzenia ze strony organów administracji skarbowej, dla których taka sytuacja może być wystarczającym powodem do wszczęcia kontroli, która nie jest nam do niczego potrzebna.
Jak się ustrzec przed taką sytuacją, jak sprawić byśmy byli alarmowani o fakturach, których nie mamy, a powinniśmy mieć? Gdy nasza polityka zakupowa jest uporządkowana, możemy uruchomić tryb oczekiwania na faktury, na podstawie złożonych i niezafakturowanych zamówień.
Jeśli mamy w systemie zamówienia o statusie "Oczekuje na dostawę, Oczekuje na wydanie, Zrealizowane" i nie zostało sparowane z fakturę od 14 dni, to wyślij powiadomienie do zamawiającego i księgowości, a samo zamówienie oznacz jako wymagające pilnej weryfikacji. Oprócz tego w aplikacji możesz korzystać z widoku Zamówienia niezafakturowane wg daty.
Włącz mechanizmy automatycznego nadzoru nad CAPEX-ami
CAPEX, OPEX, budżet to hasła, które u niektórych powodują wzmożoną czujność. Możesz je łatwo wpleść w logikę procesów zakupowych, po to, by skutecznie kontrolować zakupy nadzorowane. Zakupy spełniające określone kryteria są traktowane jako zakupy nadzorowane, dla których obowiązuje specjalny scenariusz obiegu (workflow). Zakupy nadzorowane są również wizualnie wyróżniane w systemie.Możesz też przeglądać wszystkie procesy CAPEX-owe w przygotowanych specjalnie dla nich widokach, a z odfiltrowanych zamówień lub faktur generować raporty do Excela.Ponadto wybrani użytkownicy mogą oznaczać dokumenty jako wymagające analizy. Parametr ten jest niezależny od ścieżki obiegu dokumentu. Dokumenty mogą być wyznaczane do analizy automatycznie przez silnik reguł, lub manualnie przez uczestników obiegu. Pozostają oznaczone do analizy, póki nie zostanie dodany wynik takiej analizy, który może nastąpić również po zakończeniu obiegu takiego dokumentu.
Automatyzuj czynności pomocnicze związane z obsługą zamówień
Uzyskanie oczekiwanego poziomu automatyzacji przetwarzania faktur wiążę się z nieustanną kampanią edukacyjną wśród dostawców, mającą na celu każdorazowe umieszczanie na fakturach numerów zamówień, których te faktury dotyczą. Platforma DYSANT pozwala na przygotowanie czytelnych, estetycznych i wielojęzycznych formularzy zamówień, które mogą być również automatycznie rozsyłane drogą elektroniczną.
Kontroluj koszty zamówień wewnętrznych i rozchodów magazynowych
Zdarza się, że nasze działania wewnętrzne generują koszty, które wymagają akceptacji, tak jakby były zakupami od dostawców zewnętrznych. Jeśli zamówienia te dotyczą wydania materiałów lub towarów z magazynu, to wymagają również działań na styku z systemem magazynowym. Gdy wydanie produktów związane jest np. z działaniami partnerów handlowych (np. partner prosi o wydanie próbek produktów, które zamierza wykorzystać podczas najbliższej konferencji) to dochodzą nam dodatkowo zagadnienia tj. terminy i miejsca dostaw, osoby do komunikacji, użytkownicy akceptujący konkretne zamówienie wewnętrzne.
