Zdecyduj samodzielnie co zrobić z potencjałem oszczędności
Cyfrowa transformacja procesów oznacza optymalizację kosztów ich realizacji. Jeśli wiesz, jak są (lub powinny być) realizowane, to możesz szukać sposobów na optymalizację logiki procesu oraz kosztów jego realizacji. Optymalizacja logiki to poszukiwania innych wersji procesów, innego zestawu kroków albo innego obsadzenia zadań opisanych przez proces. Optymalizacja kosztów może się zacząć od sprawdzenia, czy można niewielkim kosztem oszczędzić na manualnym wykonywaniu powtarzalnych czynności o charakterze pomocniczym (przepisywani danych, przeliczanie wartości wg tego samego wzoru, uzupełnianie informacji, które gdzieś indziej zostały już wprowadzone).Optymalizując procesy, oszczędzamy czas, jaki ludzie poświęcają na wykonanie zadań w ramach tych procesów. Optymalizacja procesów to oszczędność kosztów i czasu obsługi sytuacji awaryjnych spowodowanych błędami, których można było uniknąć. Zaoszczędzony czas możesz przeznaczyć na wykonanie innych zadań tym samym zespołem, a to oznacza, że nie musisz przez pewien czas zatrudniać nowych osób, co oznacza, już konkretne oszczędności finansowe.Twój biznes wzrasta gdy rośnie dochodowość, a to oznacza wzrost przychodów, przy jednoczesnym obniżeniu proporcji wzrostu kosztów (a nawet ich spadku w wartościach bezwględnych).Poniżej znajdziesz przykłady obszarów, których obsługa oszczędza czas:
Obszar / funkcja
Opis mechanizmu generującego oszczędności
Dane na formularzu podpowiadają się. Przełożeni wyliczają się ze struktury, państwa podpowiadają się na podstawie wybranych miast, nazwy miast podpowiadają się ze słownika, daty początku jednego etapu uzupełniają się na podstawie daty końca poprzedniego etapu, itp.
Wydruki i papierowe formularze
Przestajesz drukować wnioski o delegacje o zaliczki, przestajesz drukować rozliczenia i akceptacje. Odpada cała masa wydruków, drastycznie zmniejsza się ilość zużywanego papieru i tonera.
Elektroniczna akceptacja może odbywać się zdalnie, nawet gdy uczestnicy procesu nie są w tej samej lokalizacji. Po prostu kliknij w klinik i kliknij “Zaakceptuj” by pozwolić procesowi biec dalej.
Zmniejszenie liczby oczywistych pytań i zbędnych telefonów
Wątpliwości w stylu “czy wniosek jest już zatwierdzony, czy mogę odebrać środki, czy zaakceptowano rozliczenie?” przestają mieć miejsce ponieważ zainteresowani mogą znaleźć odpowiedzi na nie szybko i łatwo w aplikacji.
Zaprzestanie żmudnego wyszukiwania informacji
Gdzie jest e-mail z biletami, na kogo zrobiono rezerwację, gdzie zarezerwowano mi hotel? Wszystkie informacje związane z delegacją są w jednym miejscu, a nie rozsiane pomiędzy różnymi silosami danych.
Automatyzacja łączenia danych
Wysyłanie skanów dokumentów kosztowych wprost do aplikacji, z dowolnej lokalizacji, z poziomu skanera lub telefonu komórkowego. Nie musisz skanować na dysk, zapisywać, podpinać, itp.
Nikt nie rozlicza delegacji ręcznie, rozliczenia generują się automatycznie zgodnie z przyjętym algorytmem. Zapomnij o przepisywaniu danych do arkusza kalkulacyjnego. Rozliczenie zostanie wygenerowane i podpięte jako załącznik do delegacji. W każdej chwili możesz je wydrukować (jeśli musisz).
Brak przepisywania danych
Rozliczenie delegacji może przenosić się bezpośrednio do systemu obiegu dokumentów kosztowych lub wprost do ERP (wraz z ewentualną dekretacją kosztów).
Błyskawiczne i dostępne ad-hoc raporty
Delegacje wg krajów i miesięcy, delegacje z kosztami, zaliczki oczekujące na wypłatę wg dni. Wielowymiarowe zestawienia z bogatym zestawem filtrów dostępne są bezpośrednio w aplikacji z możliwością eksportu do akruszy kalkulacyjnych.
Opcjonalne integracje z innymi modułami i systemami
Np. możliwość importu rozliczeń kart kredytowych z homebankingu pozwala szybciej porządkować wydatki i wiązać je z delegacjami.
.svg)