Funkcjonalności Business Spend Management

Rozliczanie wydatków gotówkowych

Rejestr i obieg umów

P2P Procure-to-Pay

Konektor KSeF

Obieg faktur

Jedno rozwiązanie do zarządzania różnymi aspektami polityki zakupowej firmy

Szybciej

Możesz skrócić czas obiegu faktur z kilku dni do kilku godzin.Zawsze wiesz, gdzie i kogo znajdują się dokumenty wymagające działania. Brak przepisywania danych, mniej błędów i kontrola reguł oszczędzają czas.

Taniej

Uwalniamy ludzi od powtarzalnych czynności pomocniczych. Roboty rozdzielają dokumenty do komórek, odczytują struktury danych, sprawdzają spójność, zgodność rachunków i terminów płatności.

Lepiej

Wszystko zgodnie hierarchią, polityką zakupową i uprawnieniami. Wiesz kto i co zamawia, która komórka ma opóźnienia, kto i co zmienił. W przypadku odstępstwa od reguł (np. Maveric Buys) system wyśle stosowne powiadomienia.

Bezpieczniej

Konektor KSeF automatycznie zasila obieg faktur, łącząc dane z ewentualnym duplikatem przesłanym poza KSeF. Integracja z ERP oraz narzędzia do audytu danych zapewniają bezpieczeństwo przepływu.

Przegląd rozwiązania

Dostawcy

Zarządzanie dostawcami

Jednolita baza danych dostawców oraz jej synchronizacja z systemem ERP (we właściwym momencie) jest kluczem do sprawnego zarządzania oraz parametryzacji danych dostawców umożliwiających wykonywanie reguł biznesowych. Możę ona być współdzielona z innymi aplikacjami tj. Korespondencja, CRM, Zgłoszenia, Reklamacje i inne.

Kontakty

Zakupy

Zapotrzebowania, zamówienia, umowy, aneksy, pełnomocnictwa

Polityka zakupowa może zakładać obsługę wyłącznie faktur. Jednak dojrzała polityka zakupowa wymaga dokumentów źródłowych, tj. zapotrzebowania, zamówienia, umowy. DYSANT BSM umożliwia obsługę pełnego cyklu życia tego typu procesów.

Zapotrzebowania Zamówienia Umowy i aneksy

Faktury

Obieg faktur / KSeF

DYSANT BSM służy do zarządzania dokumentami w pełnym cyklu życia dokumentów kosztowych (oraz faktur zakupowych). Od obsługi różnych kanałów wpływu, poprzez ekstrakcję struktur danych, parowanie z danymi w systemie (załączniki, zamówienia), przez obieg akceptacyjny, predekretację i eksport

OCR Rachunki bankowe Faktury

Płatności

Płatności i paczki bankowe

Wstrzymanie i wznawianie płatności nie musi blokować księgowania faktury.

OCR Rachunki bankowe Faktury

Wydatki osobiste

Zwrot kosztów

DYSANT BSM obsługuje obieg dokumentów kosztowych opłaconych przez pracowników, zarówno jako bieżące wydatki biurowe, jak i cykliczne rozliczenia wydatków ponoszonych na cele reprezentacyjne, czy utrzymanie pojazdów służbowych.

OCR Rachunki bankowe Faktury

Podróże służbowe

Zaliczki i koszty delegacji

Moduł DYSANT Delegacje powstał by automatyzować całe spektrum czynności związanych z obsługą krajowych i zagranicznych podróży służbowych. Od przygotowania i akceptacji delegacji, obsługi zaliczki, organizacji podróży, raportowania kosztów, aż po automatyczne rozliczenia i wydruki.

OCR Rachunki bankowe Faktury

Integracja

Sprawna wymiana danych

Platforma DYSANT zaprojektowana jest w możliwie najbardziej otwarty sposób. Oferuje zarówno API, jak o wsparcie dla typowych standardów wymiany danych. Ponadto w ramach rozwiązań DYSANT dostępne są narzędzia do budowy i zarządzania różnymi formatami wymiany danych (np. ESB, API management).

OCR Rachunki bankowe Faktury

Problemy i zagadnienia

Obieg faktur / Obieg dokumentów kosztowych

Procure to Pay / P2P

Zarządzanie umowami

Source-to-pay / S2P

KSeF - Automatyczne pobieranie danych

Accounts payable / AP / obieg faktur

Automatyczna ekstrakcja danych z faktur krajowych i zagranicznych

Account Management / SRM (Supplier Relationship Management)

Weryfikacja zgodności kont bankowych

Business Trips (delegacje - podróże służbowe),

Weryfikacja zgodności terminów płatności

Rozliczenia wydatków osobistych / gotówkowych (Reimbursement)

Automatyczne przekazywanie faktur do właściwych komórek organizacyjnych

OCR / iOCR

Wiele miejsc wpływu faktur

Integracja

Aplikacje, moduły i procesy

Aplikacje często składają się z kilku modułów. W ramach modułów uruchamiane są procesy. Np. zarządzanie korespondencją wymaga bazy Kontaktów, tej samej, z której potrzebuje korzystać CRM, czy obieg reklamacji. Moduły i aplikacje będą występować w różnych wersjach dla różnych branż. Baza kontaktów dla firmy produkcyjnej potrzebującej CRM i obieg faktur będzie zawierać nieco inny zestaw danych niż baza kontaktów dla administracji publicznej z aplikacjami tj. EZD (CRM dla administracji publicznej) i zamówienia publiczne. Poniżej lista aplikacji i modułów.

Organizacja

Kontakty

Kontrahenci

Osoby

Rachunki bankowe

Zapotrzebowania

Zamówienia

Zamówienia samodzielne

Zamówienia wynikające z umów lub zapotrzebowań

Umowy

Aneksy

Pełnomocnictwa

Faktury

Płatności

Paczki bankowe

Dowiedz się więcej o platformie

Uczysz się raz, korzystasz wszędzie

DYSANT dostarcza zunifikowany, przyjazny, wielojęzyczny i przemyślany interfejs użytkownika. Szybka adaptacja użytkowników przekłada się na szybszy zwrot z inwestycji oraz redukcję czasu szkoleń.Minimalizm i prostota interfejsu przekładają się czytelność informacji oraz lekkość i i płynność pracy z aplikacjami.Przy projektowaniu interfejsu użytkownika wyznajemy zasadę z obszaru wzornictwa przemysłowego, którą ukuł Dieter Rams “Less but better”. Interfejs aplikacji powinien być przede wszystkim użyteczny, zrozumiały, czytelny, pomocny, ascetyczny i prosty. To trudne, gdy możemy mieć tak wiele aplikacji. Jednak korzyści są oczywiste.

Ciągła dostępność i bezpieczeństwo

DYSANT bazuje na te technologiach chmurowych wiodących dostawców tj. IBM, Amazon, Microsoft. Dzięki temu system korzysta z wielorakich i najlepszych zabezpieczeń przed awariami i włamaniami oraz wielopoziomowych systemów kopii zapasowych.W zależności od potrzeb możemy z łatwością dostosować się do nawet najbardziej złożonych wymagań związanych z lokalizacją danych, miejscem przetwarzania oraz bezpieczeństwem dostępu.Wszystkie aspekty infrastruktury, bezpieczeństwa, redundancji oraz przeciwdziałania awariom są zarządzane przez naszych specjalistów, redukując znaczne obciążenie czasowe dla Twojego zespołu IT. Ma to szczególne znaczenie, w przypadku modyfikacji systemu, gdy niezbędnym staje rozszerzenie infrastruktury o komponenty zarządzania cyklem życia aplikacji oraz środowiska testowe.

Zaprojektowane tak by się łatwo dostosować do specyficznych wymagań

Otwarta architektura, silnik workflow zgodny z BPMN, konfiguratory i rozszerzenia sprawiają, że DYSANT BSM można z łatwością dostosować do dowolnych, procesowych, branżowych i technologicznych wymagań klientów.
Silnik workflow zgodny ze standardem BPMN umożliwia nam obsługę procesów zmodelowanych przez analityków i konsultantów w narzędziach trzecich tj. Visio, Visual Paradigm czy bpmn.io.DYSANT Framework (platforma low-code / pro-code) oferuje setki ustawień marginalizujących konieczność pisania kodu.
‍
Dziesiątki konfiguratorów aplikacyjnych umożliwiają łatwe dostosowanie wielu grup wymagań przez administratorów biznesowych aplikacji (zero-code).

Wielojęzyczność. DYSANT BSM oferuje wielojęzyczną architekturę dzięki której nawet w obrębie jednej organizacji użytkownicy mogą obsługiwać tą samą aplikację korzystając z różnych profili językowych.
‍
Złożone struktury organizacyjne. DYSANT BSM został stworzony do obsługi spektrum wydatków zarówno na poziomie niewielkiej firmy, jak i międzynarodowych korporacji z wieloma spółkami w wielu krajach.

Wieloetatowość. Zdarza się, że ci sami uczestnicy procesów pełnią różne role w różnych spółkach grupy kapitałowej. Np. dyrektor finansowy w spółce A, jest również prezesem w spółce B, a jeden dział IT obsługuje wydatki informatyczne we wszystkich spółach grupy. DYSANT BSM jest na to przygotowany.

DYSANT BSM integruje się z łatwością

Prosta i standardowa wymiana danych z systemami o stałej strukturze danych dostępna jest “out-of-the-box”. Wymianę danych z KSeF, ePUAP. efaktura.gov.pl. VIES, Active Directory, serwery pocztowe, homebanking - po prostu się włącza i uzupełnia danymi. Istnieją stworzone przez nas gotowe konektory, które dostępne są dla naszych klientów bez dodatkowych opłat.Bardziej złożona integracja (kontrahenci, wymiary do księgowania kosztów, słowniki CAPEX, dane faktur i płatności) też nie stanowi problemu, choć wymaga dodatkowych ustaleń tj.Spójność i jednoznaczność danych w istniejących repozytoriach (np. czy dane kontrahentów w ERP zawierają duplikaty).Założenia operacyjne do tworzenia i aktualizacji danych (np. gdzie są tworzeni kontrahenci najpierw, kiedy i na podstawie jakich zdarzeń dane są przenoszone do innego systemu, jakie dane podlegają synchronizacji).Struktura danych po stronie systemu trzeciego (o ile nie korzystamy z API z producenta) - ten sam SAP, czy Microsoft Navision może być wdrożony nieco inaczej w różnych firmach i o ile sam protokół wymiany danych może pozostać ten sam, wymagana jest wiedza o specyficznej strukturze dane w ramach danej instancji tego wdrożenia.Narzędzia, protokoły i zabezpieczenia wymiany danych - czy integrujemy się bezpośrednio (WS, JDBC) czy też za pomocą narzędzi trzecich (DYSANT Integrator, IBM WebsphereMQ, RabbitMQ, JMS, etc.).Dotychczasowe integracje obejmują wymianę danych m.in. z SAP, Simple, Navision, Sage, Comarch, Mapics, ASIMS+.

Ekosystem aplikacji i narzędzi

DYSANT BSM to nie tylko aplikacja do obiegu faktur, to cały ekosystem aplikacji, modułów i narzędzi umożliwiających zarządzanie szerokim wachlarzem wydatków organizacji. Faktury, umowy, zamówienia, zapotrzebowania, płatności, rachunki bankowe ale również:
∙rozliczenia wydatków gotówkowych
∙podróże służbowe - delegacje krajowe i zagraniczne
∙zaliczki
∙wydatki kartami
∙rozliczenia wykorzystania mieszkań służbowych
∙transakcje walutowe w grupie kapitałowej
∙reklamacje wewnętrzne i zewnętrzne
∙rozbieżności magazynowe
∙korekty zapasów
∙karty zmian technologicznych
∙zarządzanie dostawcami, relacjami z dostawcami
∙opiniowanie zakupów
∙wnioski o uruchomienie postępowań przetargowych
∙obsługa procedur zakupowych w przetargach
∙kompensaty
∙zajęcia komornicze
∙generowanie paczek bankowych i szyfrowany eksport do homebankingu
∙ekstrakcja danych z krajowych i zagranicznych faktur (OCR)
∙import danych z KSeF
∙polecenie fakturowania

Rejestr i praca grupowa w jednym narzędziu

Obieg kończący się eksportem danych do systemu ERP wymaga zachowania spójności i jednoznaczności danych. Jednak istotą obiegu dokumentów i automatyzacji procesów jest nie tylko eliminacja czasochłonnych czynności pomocniczych ale również zapewnienie użytkownikom wydajnych narzędzi służących do komunikacji i pracy grupowej. Tworzenie i opiniowanie dokumentów, wersjonowanie załączników, współedycja umów w czasie rzeczywistym, notatki i powiadomienia e-mail - wszystkie te narzędzia ułatwiające pracę grupową znajdziesz w DYSANT BSM, zaraz obok mechanizmów walidacji danych, szczegółowych logów systemowych oraz historii obiegu i zmian w obrębie pojedynczego dokumentu.

Wybór należy do Ciebie

DYSANT BSM występuje w czterech wersjach. Część z nich zrodziła się w chmurze, podczas gdy druga część preferuje zacisze prywatnej serwerowni. SaaS - multi-tenant. Tanie i stosunkowe proste rozwiązanie o predefiniowanych, acz konfigurowalnych funkcjonalnościach. Błyskawiczne uruchomienie. To rozwiązanie przeznaczone dla tych, którzy szybkość uruchomienia (i np. integracji z KSeF) przedkładają nad chęć dostosowania rozwiązania do swoich, specyficznych wymagań.SaaS - single-tenant. Droższe i nieco bardziej prywatne rozwiązanie o zwiększonych możliwościach modyfikacji. Nadal zapewniamy pełne bezpieczeństwo i automatykę utrzymania ale Twoje środowisko jest logicznie oddzielone od innych klientów, w ramach wydzielonej infrastruktury.PaaS - Platform as a Service. Rozszerzamy możliwości modyfikacji i zarządzania infrastrukturą. Nie jest już tak tanio ale za to wciąż jesteśmy w chmurze, to my odpowiadamy za bezpieczeństwo i ciągłość działania i wszystkie niezbędne mechanizmy tj. testy automatyczne i środowisko do wersjonowania aplikacji zmieniających się w czasie.On-premise - wdrażamy i wspieramy utrzymanie aplikacji w Twojej serwerowni. Jednak to Twój dział IT odpowiada w części lub całości za utrzymanie aplikacji w działaniu. Jest to rozwiązanie najdroższe od strony usługowej i infrastukralnej. Oferujemy również rozwiązania hybrydowe, łączące zalety świata chmury oraz on-premises, a także mieszane zakresy kompetencji.

Łatwa integracja z systemami trzecimi

API (Application Programming Interface) o zestaw narzędzi umożliwiających programistom komunikowanie się z aplikacjami bez znajomości ich specyfiki i architektury. Korzystając z analogii moglibyśmy powiedzieć, że kontakt w ścianie, do którego podłączam lodówkę, pralkę lub lampę stanowi API do sieci elektrycznej. Programator pralki to API maszyny piorącej. To zestaw narzędzi, który twórca danego urządzenia zaprojektował dla innych (nieokreślonych) użytkowników w celu umożliwienia sterowania danym urządzeniem, maszyną lub systemem informatycznym bez wnikania w szczegóły, jak dana maszyna lub system został zbudowany, jaką ma architekturę. Jeśli system oferuje API to znaczy, że twórca systemu zaplanował jak inne systemy i aplikacje powinny się bezpiecznie komunikować ze stworzonym przez niego systemem. Dzięki temu inni programiści dostają czytelny i bezpieRozwiązania DYSANT oferują API na kilku poziomach, tj. na poziomie serwera aplikacyjnego, platformy do budowy aplikacji oraz samych aplikacji. Dzięki takiej dbałości o standardy jakości, nasi klienci mogą z łatwością integrować nasze rozwiązania z dowolnymi, innymi aplikacjami.