Dekretuj na MPKi
W obiegu dokumentów kosztowych kluczowym zagadnieniem jest wskazanie miejsca powstawania kosztu w organizacji (potocznie zwany MPKiem). LIsta MPKów z reguły stanowi jeden z wymiarów księgowania kosztów i z tego powodu powinna być zintegrowana z systemem ERP lub przynajmniej korzystać z tych samych słowników.Dekretacja w DYSANT Faktury możliwa jest na wiele wymiarów jednocześnie, MPKi są tylko jednym z nich. Nawet gdyby MPKi były jednym wymiarem dekretacji kosztów to wyzwaniem jest dekretacja częściowa, gdy pozycje faktury nie są wprost powiązane z MPKami. Przykładowo, gdy zakup 2 laptopów (zapisanych w jednej pozycji) przypisujemy do różnych MPKów.Dekretacja na MPKi może być powiązana tym, w jakim stopniu poszczególne komórki / użytkownicy “przyznali” się do kosztów opisanych w poszczególnych pozycjach.NIektóre wersje obiegu faktur zakładają, że dekrety wskazujące na konkretne MPKi muszą zostać zaakceptowane przez komórki reprezentujące wskazane MPKi_
Dekretacja wg stanu zatrudnienia w komórkach organizacyjnych
Częstym jest, że koszty których beneficjentami są pracownicy kilku komórek organizacyjnych są rozdzielane pomiędzy te komórki (MPK-i) proporcjonalnie do liczby zatrudnionych w nich osób, w danym okresie. I tak, jeśli w miesiącu styczniu 2023 mamy następujący stan zatrudnienia:
- Sprzedaż - 12 osób
- Marketing - 8 osób
- Dystrybucja - 15 osób,
to rozdzielanie kosztów zakupów, których beneficjentami byli pracownicy tych komórek (np. chemia gospodarcza na tym samym piętrze, uzupełnienie mydła w łazienkach) powinny być rozdzielone pomiędzy te komórki w stosunku:
- Sprzedaż - 12/(12+8+15) = 0,342857142857143
- Marketing - 18/(12+8+15) = 0,514285714285714
- Dystrybucja - 15/(12+8+15) = 0,428571428571429
Zamiast robić to ręcznie dla każdej faktury przez różne osobny, które będą zadawać to samo pytanie, wygodniej jest zasilić aplikację (np, z systemu kadrowego, albo z bazy struktury organizacyjnej)
Dekretuj na Konta
Konta mogą być jedynym, jak również dodatkowym wymiarem dekretacji kosztów. Możliwe jest budowanie zależności jakie konta powinny być wyświetlane dla wybranych wcześniej MPK-ów bądź jakie MPK-i można wybrać po wybraniu danego konta. W niektórych przypadkach (np. energia elektryczna zużywana na potrzeby produkcji ciepła), dekretacja może dotyczyć wyłącznie kont, np. reprezentujących kotłownie.
Dekretuj na inne wymiary i twórz reguły dozwolonej kombinacji ich wartości
Wymiarów księgowania kosztów może być dowolnie więcej, np. produkt, rodzaj, typ, komponent, rynek, transakcja, księga, obiekt. Możesz używać przy danym dekrecie jednego, wielu dekretując zadaną kwotę z faktury na konto, MPK, obiekt i produkt, wskazując jednocześnie typ transakcji (np. zakup środków trwałych). Wszystko zależy od tego, jak skonfigurowano Twój system ERP. DYSANT Faktury może się do tych wartości świetnie dostosować.
Reguły powiązań wartości różnych wymiarów dekretacji na tym samym dekrecie
Strona administracyjna aplikacji pozwala tworzyć reguły dozwolonych kombinacji wartości, tak by można było łatwo zapewnić poprawność danych, np. jeśli ktoś wybierze dany typ transakcji, to nie może już wybrać wybranego MPK-u lub konta. Czy dane konto wymaga podania MPK-u, a jeśli tak, to jakie MPK-i są dozwolone.Tego typu reguły mają sprawić aby dekretowanie kosztów było szybsze bezbłędne i bardziej intuicyjne.
Przenieś dekretację kosztów na pracowników merytorycznych
Jednym z celów wdrożenia aplikacji do obiegu faktur jest zminimalizowanie czynności, do wykonywania których zmuszeni są pracownicy księgowości. Możemy to realizować za pomocą DYSANT Faktury, przenosząc (przynajmniej częściowo) obowiązek dekretacji kosztów na pracowników komórek merytorycznych. Może się jednak okazać to złożone, ponieważ pracownicy tacy nie zawsze są obeznani z terminologią słowników przeznaczonych do wymiarowania kosztów. Tutaj z pomocą przychodzi mechanizm Pomoc w wyborze wymiaru, który może zadać proste pytania dotyczące poniesionego kosztu, aby zaproponować odpowiednie wartości lub podać rozszerzone opisy słownikowe poszczególnych wymiarów, które będą czytelne dla użytkowników biznesowych.
Na tym jednak nie koniec. Aplikacja DYSANT Faktury oferuje dodatkowe mechanizmy przyspieszające i ułatwiające dekretację kosztów. Należą do nich szablony dekretacji i metadekretacja.
Szablony dekretacji są pomocne wtedy gdy dekretacja kosztów od danego dostawcy ma charakter powtarzalny. Możesz zapisać pewien zestaw reguł dekretacji w powiązaniu z dostawcą lub jedną z zawartych z nim umów. Dla każdego dostawcy możemy stworzyć wiele wzorców dekretacji, korzystając z ich listy przy każdej nowej fakturze. To naprawdę oszczędza tonę czasu (ilość minut jaką poświęcasz na dekretację faktur wg tego samego wzorca pomnóż razy liczbę tego typu faktur w miesiącu).
Dlaczego stworzyliśmy metadekretację?
- Wartości słowników używanych do dekretacji mogą być niezrozumiałe dla użytkowników biznesowych. Aby mogli oni dekretować faktury lub chociaż ich część potrzebne są mechanizmy, które są zrozumiałe i jednoznaczne dla użytkowników w komórkach merytorycznych.
- Użytkownicy biznesowi nie muszą widzieć wszystkich wartości w słownikach wymiarów dekretacji. Oni będą używać tylko niektórych na liście kont czy MPK-ów powiązanych z ich rolą w organizacji, czy komórką organizacyjną, do której są przypisani. Należy dostarczyć mechanizmy, które sprawią, że użytkownicy będą widzieć tylko te wartości poszczególnych wymiarów dekretowania, które są dla nich dostępne.
- Użytkownicy nie znają reguł rządzących tworzeniem kombinacji wymiarów (np. które konta wymagają lub nie, dodania MPK-u, a jeśli tak to, jakie MPK-i są dopuszczalne do sparowania z danym kontem). Należy stworzyć mechanizmy, które po wybraniu wartości jednego wymiaru (np. konta) będą udostępniać listę wartości innych wymiarów (np. MPK-ów), które są możliwe, do parowania. Użytkownik powinien zatem po wskazaniu konta zobaczyć tylko te MPKi, które są dla niego dostępne i jednocześnie tylko te, które księgowość dopuszcza do parowania ze wskazanym kontem.
Metadekretacja nie tylko zaprzęga do pracy opisane powyżej mechanizmy ale dodaje jeszcze jeden poziom abstrakcji. Otóż metadekretacja zapewnia użytkownikom dostęp do:
- personalizowanych (stworzonych dla użytkownika, grupy użytkowników, komórki organizacyjnej) list
- czytelnych, opisowych i zrozumiałych (np. uzupełnienie materiałów biurowych w dziale obsługi klienta)
- predefiniowanych kombinacji wartości wymiarów dekretacji (np. zakup uzupełniania materiałów biurowych
Innymi słowy, użytkownik widzi listę, w stylu:
- Zakup materiałów biurowych w Twoim dziale.
- Zakup usług serwisowych do maszyny A, na hali B.
- Zakup paliwa (ale nie kosmetyków) do samochodu służbowego handlowca w Pionie A.
Z każdym wyborem stoi określona kombinacja wartości wymiarów (np. konta i MPK-u).
W ten sposób, pomimo złożoności wdrożenia systemu ERP, ilości i złożoności wymiarów, na które księgujemy koszty, jesteśmy w stanie dostarczyć intuicyjne mechanizmy przenoszące znaczną część ciężaru poprawnej dekretacji kosztów z księgowości na komórki merytoryczne.
Dekretuj na zadania i związane z nimi źródła finansowania
Podczas gdy organizacje biznesowe dekretują na konta i MPK-i, jednostki organizacji publicznej korzystają z dodatkowych sposobów planowania i opisywania wydatków. Mowa tutaj o budżetach, JRWA, zadaniach, źródłach finansowania. Mamy tutaj do czynienia z elektroniczną wersją typowej pieczątki, którą przybija się na fakturze, jednak tutaj wartości nie są wpisywane ręcznie tylko wyszukiwane i wskazywane ze słowników (podpowiadanie w trakcie wpisywania). Poszczególne wybory są sprawdzane, walidowane i mogą mieć wpływ na obieg faktury. Nie pozostaje to również bez znaczenia na możliwości wielowymiarowego raportowania wydatków wg podanych parametrów.
Dekretuj pozycjami lub kwotowo
Dekretowanie w powiązaniu z pozycjami na fakturze jest powszechnie wykorzystywaną praktyką. Wskazujemy, jaka część pozycji faktury powiązać z konkretną kombinacją wymiarów dekretacji (konto + MPK + …. Inne wymiary, jeśli są niezbędne).Zdarzają się jednak faktury wielopozycyjne (np. 100 pozycji na 3 stronach) np. usługi kurierskie z całego miesiąca, zbiorcze rozliczenie z dostawcami usług zarządzania flotą itp. Manewrowanie udziałem pozycji w dekretach może okazać się w takim przypadku czasochłonne.Szukając kompromisu pomiędzy precyzją a czasem obsługi faktury, możemy posłużyć się dekretowaniem wartościowym.W takim przypadku DYSANT Faktury nie będzie zwracał uwagi na kompletność dekretacji poszczególnych pozycji na fakturze, koncentrując się tylko na całkowitej wartości faktury.
Przyspiesz przetwarzanie faktur przenosząc dekretację na zamówienia i umowy
Wiele organizacji nie dysponuje dojrzałą polityką zakupową, która jasno definiuje reguły, procesy i pożądane zachowania w procedurze zakupowej. Od sposobu definiowania potrzeb, planowania budżetów, doboru i oceny dostawców, przez zgłaszanie potrzeb, obsługę formalnych procedur zakupowych, aż po zarządzanie płynnością i oczywiście obieg faktur zakupowych. W wielu przypadkach to właśnie proces obiegu faktur realizuje prawie wszystkie te funkcje. To tutaj ocenia się zasadność zakupu, wysokość cen, rozstrzyga się niezgodności i akceptuje dokumenty do płatności.
Jednak to nie tak powinno być.
- Budżety buduje się na podstawie planowania potrzeb.
- Umowy definiują warunki współpracy, terminy dostaw, ceny, sposoby dokumentowania dostaw, osoby uprawnione itd. Umowy również wskazują określone inwestycje, produkty, rynki, których mają dotyczyć związane z nimi i planowane zakupy. Zatem to tutaj można już w wielu przypadkach, stworzyć wzorzec dekretacji dla zakupów powiązanych z daną umową.
- Zamówienia bazujące na zapotrzebowanych lub umowach powinny się odnosić do planów, potrzeb, budżetów, umów. Zamówienie jest podstawą do wystawienia faktury, treść faktury powinna być de facto w 100% zgodna z treścią zamówienia.
Możemy zatem dekretować koszty w powiązaniu z pozycjami zamówienia, a gdy przychodzi faktura, to jej sparowaniu z zamówieniem, dekretacja zostanie przeniesiona automatycznie z zamówienia na fakturę, redukując znacznie wolumen pracy związanej z obiegiem faktury zakupowej.
Jeśli faktura powołuje się na zamówienie (na fakturze dostawca podał numer zamówienia) to faktura zostanie automatycznie przekazana do osoby zamawiającej (lub właściwego magazynu), bez zbędnej zwłoki i pomyłek. Komórka merytoryczna musi jedynie potwierdzić, że usługa została poprawnie wykonana, towar dotarł do odbiorcy lub na magazyn i jest zgodny z zamówieniem. To są dosłownie jedno, dwa kliknięcia „Akceptuję” i faktura od wejścia do organizacji (np. pobrania jej z KSeF) jest zatwierdzona pod względem merytorycznym i trafia do weryfikacji formalno-rachunkowej. Jeśli dekretacja była wykonana poprawnie (szablony dekretacji, metadekretacja, podpowiedzi do dekretacji) to księgowość i finanse w większości przypadków jedynie stwierdzają poprawność dekretacji, a fakturę eksportują do ERP. Nakład pracy, jaki faktury wymagają w dziale księgowości, zostaje dramatycznie ograniczony. Jednak zwiększenie produktywności i organicznie ilości błędów i telefonu do księgowości to nie jedyne korzyści z takiej architektury procesów.
Zarząd i właściciele wiedzą, że wydają pieniądze wtedy, kiedy je wydają (gdy zamówienia są zaakceptowane do realizacji), a nie wtedy, gdy wpływają faktury. Zdarzenie gospodarcze powodujące, że będziemy musieli zapłacić, ma miejsce wtedy, gdy składamy zamówienie, a nie wtedy, gdy wpływa faktura.
Takie podejście oferuje również bardziej precyzyjne planowanie przepływów finansowych (zarządzanie gotówką i planowanie płynności finansowej).
