Obsługa i zarządzanie zgłoszeniami do działu prawnego

Przykład zastosowania platformy DYSANT Framework do zarządzania procesami wewnętrznej obsługi pracowników

Wprowadzenie

Podobnie jak zgłoszenia do działu IT, często realizowane przez system typu HelpDesk, zgłoszenia do działów prawnych również wymagają odpowiedniego dekretowania, realizacji, jak również raportowania czasu pracy oraz udostępniania jej wyników.

W obrębie tego typu procesów mamy do czynienia również z tworzeniem i wersjonowaniem załączników oraz komunikowaniem się z innymi członkami zespołu.

Komunikacja w obrębie procesu, wykorzystanie wielu kanałów komunikacji oraz gromadzenie dokumentów w różnych repozytoriach to zagadnienia, które często nastręczają wielu problemów.

Pomysł na wykorzystanie prostego rozwiązania, które usprawniłoby pracę grupową i poprawiło wskaźniki produktywności w obrębie zagadnienia asysty prawnej w firmie, może przynieść wiele korzyści i podnieść produktywność.

Wnioski o asystę prawną

Problem do rozwiązania

Proces - workflow

Rozwiązanie bazuje na fundamencie platformy DYSANT Framework, oferującej funkcjonalność silnika workflow.

Oznacza to, że możesz skorzystać zarówno z gotowego szablonu procesu, jak i graficznie zamodelować proces obsługi wniosków (BPMN), zgodny z regulaminem bądź praktyką Twojej organizacji.

Przebieg procesu

Główna część wniosku zawierająca wszystkie niezbędne informacje, dokumenty i narzędzia.   Zwijane sekcje zawierają na belce tytułowej najważniejsze informacje na temat danego wniosku.

W dolnej części formularza zawsze dostępny jest graficzny podgląd procesu, wskazujący użytkownikowi ścieżkę, jaką proces przeszedł do danego momentu, oraz krok, w którym się obecnie znajdujemy.

Na diagramie procesu w szczególności wyróżniony jest bieżący krok, w którym proces znajduje się obecnie.
Nazwa tego kroku jest zgodna ze statusem procesu widocznym w nagłówku formularza.

Widok zestawienia wniosków

Wnioski prezentowane są w wielu zestawieniach, dostępnych w lewym menu. W przedstawionym widoku widzimy wnioski o asystę prawną, które znajdują się wciąż w obiegu, pogrupowane według statusu, czyli kroku w procesie, w którym się w danej chwili znajdują.

Kolumna „Dni w statusie” informuje od jak dawna, dany wniosek znajduje się w danym kroku procesu.

Filtr boczny z kolei umożliwia wyszukiwanie wniosków po dowolnym parametrze, który je charakteryzuje.

Komunikacja

W ramach współpracy z działem prawnym korzystamy z różnych narzędzi do komunikacji synchronicznej, asynchronicznej oraz narzędzi do gromadzenia dokumentów.

Często brakuje nam jednak kontekstu dotyczącego wybranego procesu (wniosku).

Dlatego podstawowym wyzwaniem jest zgromadzenie wszystkich niezbędnych informacji w jednym miejscu.

Sporządzanie wniosku

Wszystko zaczyna się od określenia, dla kogo przygotowujemy informację, jakiego rodzaju jest to asysta oraz w jakim terminie i trybie powinna zostać zrealizowana.

Następnie niezbędne jest opisanie ogólnego celu oraz szczegółowego kontekstu danego wniosku oraz dodanie wszelkich niezbędnych załączników.

Przebieg procesu

Użytkownicy mogą łatwo włączyć podgląd załączników dodanych do wniosku.

Przełączanie się pomiędzy podglądem różnych załączników jest również bardzo poręczne.

Organizacja widoku

Zakładka Notatki umożliwia dodawanie zarówno prostych komentarzy, jak i prowadzenie bardziej złożonych dyskusji w postaci powiązanych ze sobą wątków.

Wizualne wcięcia segmentów odpowiedzi w wątkach pozwalają łatwo śledzić historię konwersacji, nawet tych bardziej złożonych.

W przypadku, gdy dany wniosek trzeba komuś pokazać „cyfrowym palcem” na odległość, w aplikacji dostępne są opcje skopiowania adresu URL danego wniosku lub wprost wysłania linku bezpośrednio z poziomu aplikacji.

Funkcjonalności

Filtry i widoki

Realizacja wniosków

Trudno zarządzać tym, czego nie da się mierzyć.

Aplikacja umożliwia bardzo łatwe rejestrowanie czasu, jaki radcowie poświęcają na poszczególne czynności.

Tego typu raporty czasu pracy tworzą automatyczne zestawienia dotyczące poszczególnych kategorii działań bądź poszczególnych spraw.

Zakładka "Realizacja"

Informacje o obsłudze wniosku

W każdej chwili dostępne jest pełne zestawienie wszystkich jednostkowych raportów czasu pracy związanych z realizacją danego wniosku, bez względu na to, który radca prawny wykonywał daną czynność. Jest to kompletna pracochłonność czynności podjętych przez radców prawnych w związku z realizacją danego wniosku.

W ostatniej części formularza widoczne są czasy graniczne uruchomienia wniosku i zakończenia jego obsługi, z zakończonym wydaniem opinii oraz łączny czas trwania kompletnej obsługi tego wniosku.

Wizualizacja graficzna

W ramach pojedynczego wniosku aplikacja umożliwia również graficzną wizualizację merytorycznego podziału prac wykonywanych w związku z realizacją tegoż wniosku. Innymi słowy: Którzy radcy prawni, jakiego rodzaju pracę i w jakiej ilości włożyli w jego realizację.

Raporty czasu pracy

Raporty czasu pracy radców gromadzone są w stosownych zestawieniach, pokazujących na przykład, ile czasu radcowie poświęcili na pracę nad poszczególnymi wnioskami w danym dniu.

Zgromadzone raporty czasu pracy można dowolnie przeszukiwać i filtrować.

Analiza graficzna

Jak również analizować graficznie według wielu parametrów.

Wyszukiwarka opinii

Jeśli Twoja organizacja codziennie zwraca się do działu prawnego z zapytaniami i prośbami o konsultacje, to w ich wyniku powstaje szereg rozstrzygnięć.

Rozstrzygnięcia, konkluzje, opinie prawne pozostają najczęściej w rękach zainteresowanych stron, apowinny być dostępne dla każdego członka organizacji, budować długoterminową wiedzę organizacji.

Potrzebny jest wewnętrzny bank opinii prawnych z potężną wyszukiwarką.

Układ funkcji

Cyfryzacja

Po wdrożeniu systemu klasy ERP powstaje wiele obszarów, które wymagają wsparcia informatycznego, do których obsługi system ERP nie zawsze się nadaje. Praca grupowa, zarządzanie dokumentami, zarządzanie procesami administracyjnymi - to obszary, które wymagają nowoczesnych i zwinnych narzędzi do szybkiego budowania aplikacji.

Platforma aplikacyjna DYSANT Framework daje nie tylko narzędzia i gotowe szablony aplikacji, ale przede wszystkim standardy i architekturę, które pozwolą Twojej organizacji opierać się przyszłym rewolucjom i zmianom.

Zwinność i elastyczność oraz zgodność ze standardami to fundamenty rozwiązań DYSANT.

Platforma DYSANT Framework

Zarządzanie procesami (workflow), praca grupowa (collaboration), budowa aplikacji (low-code)